Reorganisatie

Bij Van Veen Advocaten werken verschillende secties samen op het gebied van reorganisaties, waaronder de sectie arbeidsrecht, ondernemingsrecht en insolventierecht. De in dit onderwerp gespecialiseerde advocaten kunnen u aan het begin en tijdens dit proces adviseren of u bijstaan als er sprake is van een geschil over een door te voeren ontslag van één of meer van uw medewerkers.

Hieronder volgt meer informatie over het proces van herstructurering en de bijkomende gevolgen. U kunt ook de whitepaper of factsheet over dit onderwerp downloaden op deze pagina. Heeft u vragen? Neem dan gerust contact met ons op. Onderaan deze pagina staan onze persoonlijke contactgegevens.  

Wanneer reorganiseren?

De mogelijkheid van een reorganisatie komt vaak in beeld als een onderneming door interne of externe oorzaken in de problemen is gekomen. In algemene bewoordingen is de reden voor een reorganisatie veelal gelegen in gewijzigde bedrijfseconomische omstandigheden, zoals een verslechtering van de financiële situatie van een onderneming, werkvermindering, organisatorische veranderingen, een (gedeeltelijke) beëindiging van de onderneming, automatisering van werk of veranderende wet- en regelgeving. 

Bedrijfseconomische omstandigheden kunnen ook gecombineerd plaatsvinden. Een onderneming die kampt met werkvermindering zal bijvoorbeeld veelal te maken krijgen met een verslechtering van de financiële situatie. Afhankelijk van de urgentie van de omstandigheden, kan een reorganisatie op korte of op lange termijn noodzakelijk zijn. Soms is een reorganisatie zelfs onontkoombaar ter voorkoming van een faillissement en moet er snel actie plaatsvinden. Dit neemt niet weg dat het voor de betrokkenen een gebeurtenis is die grote impact heeft. Daarom moet een reorganisatie goed worden doordacht en worden voorbereid.

Voorafgaand aan de reorganisatie

Bij een reorganisatie is een goede voorbereiding essentieel. Wordt een reorganisatie niet goed voorbereid, dan loopt men het risico op vertraging, afwijzing van ontslagaanvragen bij het UWV of mogelijk zelfs vernietiging van al gerealiseerde beëindigingen. Het is daarom sterk aan te raden om een goed reorganisatieplan op te stellen met daarbij een realistische planning.

In de voorbereiding van een reorganisatie moeten met name de te volgen ontslagaanvragen onderbouwd worden. Daarbij is onder meer van belang dat de ernst van de bedrijfseconomische omstandigheden duidelijk wordt en daarmee de noodzaak van de te nemen maatregelen.

Een reorganisatie houdt vaak in dat de onderneming opnieuw wordt ingedeeld. Het is daarom relevant om inzichtelijk te maken welke veranderingen er zullen worden doorgevoerd en wat daarvan de gevolgen zijn. Eventuele wijzigingen in de organisatiestructuur zullen aan de hand van een organogram moeten kunnen worden verduidelijkt.

Het UWV zal bij de beoordeling van een reorganisatie rekening houden met de beleidsregels die zijn neergelegd in de Uitvoeringsregels Ontslag om bedrijfseconomische redenen. Daarin staat bijvoorbeeld opgenomen dat een werkgever bij de ontslagaanvragen gebaseerd op organisatorische of technologische veranderingen de volgende gegevens moet verstrekken:

• een beschrijving van de organisatorische en/of technologische veranderingen en een toelichting waaruit blijkt dat zij voor een doelmatige bedrijfsvoering noodzakelijk zijn;
• een organogram van voor en na de veranderingen;
• de gevolgen van de veranderingen voor de verschillende afdelingen, aanwezige functies, het aantal arbeidsplaatsen per functie en de verdeling van de eventueel resterende werkzaamheden;
• als er nieuwe functies ontstaan, de functieomschrijvingen daarvan.

In de voorbereiding van een reorganisatie is het van belang om de voor de ontslagaanvragen benodigde informatie tijdig te verzamelen. Daarbij kan gebruik worden gemaakt van de Handleiding ontslagaanvraag wegens bedrijfseconomische redenen van het UWV. Daarin is overzichtelijk weergeven welke informatie en stukken bij een ontslagaanvraag moeten worden aangeleverd. Deze informatie moet u vervolgens verwerken in een voorlopig reorganisatiebesluit.

Advies ondernemingsraad, personeelsvertegenwoordiging of personeelsvergadering

Als er sprake is van een ondernemingsraad, dan moet u die betrekken bij de besluitvorming over de voorgenomen reorganisatie. In een onderneming moet een ondernemingsraad zijn ingesteld als er meer dan vijftig werknemers in dienst zijn.

Zijn er tussen de tien en vijftig mensen werkzaam in uw onderneming, dan zult u de reorganisatie onder omstandigheden met de eventueel bestaande personeelsvertegenwoordiging moeten overleggen. Dit laatste is het geval als het voorgenomen reorganisatiebesluit tot een verval van arbeidsplaatsen of een verandering van de arbeid van ten minste 25% van het personeel zal leiden.

Indien u minder dan tien mensen in dienst heeft, maar het reorganisatiebesluit leidt toch tot ten minste 25% vermindering van arbeidsplaatsen, dan zult u het voorgenomen besluit aan de personeelsvergadering moeten voorleggen.

Een adviesaanvraag bij de ondernemingsraad, de personeelsvertegenwoordiging of de personeelsvergadering moet schriftelijk worden gedaan. U kunt hierbij het voorlopig reorganisatiebesluit overleggen.

Het is aan te raden om de voorgenoemde medezeggenschapsorganen tijdig bij (het voornemen van) een reorganisatie te betrekken. Op die manier kan worden geanticipeerd op mogelijke vragen vanuit de ondernemingsraad, de personeelsvertegenwoordiging of de personeelsvergadering en zal het adviestraject doorgaans effectiever en sneller gaan. De adviesaanvraag dient in ieder geval in een zodanig stadium te worden gedaan, dat het advies nog van wezenlijke invloed kan zijn op de besluitvorming rondom de reorganisatie. Het definitieve reorganisatiebesluit neemt u dan ook pas nadat u advies heeft ingewonnen.

Gevolgen werknemers

Voor werknemers zal een reorganisatie onrust en onzekerheid veroorzaken. Het is daarom van belang om een voorgenomen reorganisatie wel tijdig, maar niet te vroeg te vermelden. Het opstellen van een sociaal plan zorgt ervoor dat de onzekerheid voor de werknemers wordt beperkt. In een dergelijk plan worden afspraken gemaakt over de gevolgen van een reorganisatie en hoe deze moeten worden opgevangen.

Een sociaal plan wordt opgesteld tussen de werkgever en vertegenwoordigers van de werknemers, bijvoorbeeld een vakbond of een ondernemingsraad. Is er geen medezeggenschapsorgaan, dan kan een werkgever zelf besluiten om een sociaal plan op te stellen. Individuele werknemers zijn pas aan het plan gebonden als zij daarmee akkoord zijn gegaan.

Het opstellen van een sociaal plan is niet wettelijk verplicht, maar in een collectieve arbeidsovereenkomst (cao) kunnen hierover wel afspraken zijn gemaakt.

Naast het opstellen van een sociaal plan moet in kaart worden gebracht welke herplaatsingsmogelijkheden er zijn voor de werknemers. Het UWV stemt namelijk pas in met een reorganisatie, als er geen mogelijkheden zijn om de boventallige werknemers binnen een redelijke termijn te herplaatsen in een andere passende functie binnen de onderneming of de groep van ondernemingen. Deze herplaatsingsplicht vergt een actieve houding van een werkgever. Op het moment dat blijkt dat de arbeidsplaats van een werknemer komt te vervallen, dan staat het de werkgever vanaf dat moment niet meer vrij om bijvoorbeeld een extern iemand aan te nemen voor een passende vacature.

Als u binnen uw eigen onderneming of groep geen herplaatsingsmogelijkheden heeft, dan kan outplacement een oplossing bieden. Dit betekent dat u de werknemers die met ontslag worden geconfronteerd ondersteuning biedt bij het vinden van een nieuwe baan. Vaak wordt hiervoor een outplacementbureau ingeschakeld. De kosten van het traject zijn veelal gekoppeld aan het salaris van de werknemer. Het voordeel van het aanbieden van outplacement is dat een werknemer mogelijk eerder een voorstel tot beëindiging van zijn dienstverband aanvaart en hiermee een omslachtige procedure via het UWV kan worden voorkomen.  

Als blijkt dat er structureel arbeidsplaatsen zullen vervallen om bedrijfseconomische redenen en er geen reële herplaatsingsmogelijkheden zijn, dan kan het reorganisatietraject in gang worden gezet.

Ontslag

Het sluitstuk van een reorganisatietraject is de beëindiging van een of meerdere arbeidsovereenkomsten. Een arbeidsovereenkomst kan op verschillende manieren worden beëindigd:

• opzegging;
• ontbinding;
• met wederzijds goedvinden.

U kunt niet zonder meer overgaan tot ontslag. Er moet sprake zijn van een 'redelijke grond'. In het kader van een reorganisatie zal het gaan om gewijzigde bedrijfseconomische omstandigheden. Van belang is dat deze ontslaggrond voldoende ernstig is, zodat van de werkgever in redelijkheid niet kan worden gevergd dat de arbeidsovereenkomst nog langer in stand blijft.

De werkgever zal vervolgens een ontslagvergunning bij het UWV moeten aanvragen. Het UWV zal dan bepalen of de bedrijfseconomische omstandigheden zodanig ernstig zijn, dat het ontslag gegrond is. Weigert het UWV toestemming te geven voor het ontslag, dan kan een werkgever een verzoek tot ontbinding bij de rechter indienen.

Het is van belang om een eventueel van toepassing zijnde collectieve arbeidsovereenkomst (cao) te controleren. Soms is daarin een onafhankelijke ontslagcommissie aangewezen. In dat geval moet de ontslagaanvraag bij deze ontslagcommissie worden ingediend.

Vervolgens moet de ontslagvolgorde worden bepaald. Dit houdt in dat moet worden gekeken welke werknemer als eerst voor ontslag in aanmerking komt. Bij een ontslag vanwege bedrijfseconomische redenen zal per bedrijfsvestiging het afspiegelingsbeginsel moeten worden toegepast. Het afspiegelingsbeginsel houdt in dat de werknemers binnen dezelfde vestiging in leeftijdscategorieën worden ingedeeld en dat binnen elke leeftijdsgroep de werknemer met het kortste dienstverband voor ontslag in aanmerking komt. Daarnaast wordt rekening gehouden met zogenaamde uitwisselbare functies. Is een functie uitwisselbaar – oftewel zijn de functies vergelijkbaar gelet op de inhoud, de vereiste kennis, vaardigheden en competenties – dan moet binnen die functiegroep het afspiegelingsbeginsel worden toegepast.

Nadat u de werknemers in groepen van uitwisselbare functies heeft ingedeeld, moet u per werknemer aangeven tot welke groep hij of zij behoort:

1. externe werknemers (gedetacheerden, uitzendkrachten, zzp'ers en ingeleende werknemers);
2. werknemers die de AOW-leeftijd hebben bereikt;
3. werknemers met een nul-urencontract;
4. werknemers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van wie het contract binnen 26 weken eindigt (na de dag van de beslissing van het UWV op de ontslagaanvraag);
5. werknemers met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd en werknemers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd die langer loopt dan de hiervoor bedoelde 26 weken.

In hoofdlijnen geldt dat binnen een bepaalde uitwisselbare functie de werknemers uit de eerste groep als eerst voor ontslag in aanmerking komen. Als er daarna meer ontslagen dienen te vallen, dan moeten de resterende werknemers (uit de groepen 2 tot en met 5) binnen dezelfde uitwisselbare functie in leeftijdsgroepen worden ingedeeld:

• 15 tot 25 jaar;
• 25 tot 35 jaar;
• 35 tot 45 jaar;
• 45 tot 55 jaar;
• 55 jaar en ouder.

Deze indeling is relevant, omdat per uitwisselbare functie, de leeftijdsopbouw voor en na de reorganisatie zoveel mogelijk gelijk moet blijven. Per leeftijdscategorie moet u er daarom naar streven om een evenredig aantal werknemers te ontslaan, waarbij geldt dat hoe korter het dienstverband heeft geduurd, hoe eerder de werknemer voor ontslag in aanmerking komt.

Hiernaast is nog relevant om vast te stellen dat de betreffende werknemer niet in een andere passende functie kan worden herplaatst, althans niet binnen redelijke termijn. Deze herplaatsingsinspanning strekt zich niet alleen uit over de werkgever zelf, maar ook over eventuele groepsvennootschappen als sprake is van een concern.

Als beide partijen het eens zijn met de beëindiging van het dienstverband, dan kunnen zij ervoor kiezen dit in een vaststellingsovereenkomst vast te leggen. Met deze beëindigingsovereenkomst eindigt de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden. In die situatie hoeft het UWV geen toestemming te geven.

Het heeft nadrukkelijk de voorkeur om in de voorbereiding van het beoogde ontslag of de beoogde ontslagronde, de mogelijkheid open te houden voor een vrijwillig vertrek van de medewerker door het sluiten van een vaststellingsovereenkomst. Die mogelijkheid kan worden uitgewerkt in een sociaal plan. Wanneer er sprake is van slechts enkele ontslagen, kan deze mogelijkheid ook meteen in een aan te bieden vaststellingsovereenkomst worden verwerkt.