Dilemma's thuiswerken

Vanwege de huidige coronacrisis luidt het advies vanuit de overheid nog altijd "werk zoveel mogelijk thuis". Gelet op de technologische ontwikkelingen kan men zich ook buiten corona om voorstellen dat werknemers steeds meer en vaker vanuit huis zullen werken. Dit heeft veel voordelen met betrekking tot efficiëntie en reistijd, maar kan met name voor een werkgever ook verschillende dilemma's met zich meebrengen.

Om gedoe met werknemers te voorkomen en om het thuiswerken zo goed mogelijk te stroomlijnen, is het van belang om goed op de hoogte te zijn van de relevante wet- en regelgeving. Kan een werknemer bijvoorbeeld afdwingen dat hij vanuit huis werkt? Hoe zit het met de zorgplicht van een werkgever met betrekking tot een veilige werkomgeving? En dienen reiskosten te worden doorbetaald als een werknemer thuis werkt? In dit artikel ga ik in op deze en daarmee samenhangende vragen.

Verplicht thuis werken

Vanwege de coronamaatregelen is de behoefte om thuis te werken logischerwijs enorm vergroot. Voor werkgevers is het echter niet altijd even haalbaar om dit vorm te geven.

De Nederlandse wetgeving kent geen recht op thuiswerken. Op grond van de Wet flexibel werken (Wfw) kan een werknemer wel een verzoek indienen voor aanpassing van de arbeidsplaats en dus om thuis te werken. Een werkgever mag een dergelijk verzoek afwijzen (artikel 2 lid 6 Wfw).

Op 16 juni 2020 heeft de kantonrechter Nijmegen zich gebogen over de vraag of een werkneemster op grond van de huidige coronamaatregelen kon afdwingen dat zij vanuit huis mocht werken. De werkneemster nam in haar privéleven de coronamaatregelen heel serieus in acht en ervaarde dat haar collega's zich daar op het werk niet goed aan hielden.

De werkgever had in dit geding gemotiveerd naar voren gebracht dat hij meerdere coronamaatregelen in acht had genomen om een veilige werkplek te waarborgen. Zo had hij onder meer via de e-mail instructies gegeven en waren werkplekken toebedeeld aan individuele werknemers. Daarnaast was het aantal stoelen in de kantine teruggebracht en op meerdere plekken stonden ontsmettingsmiddelen. Hiermee was naar het oordeel van de kantonrechter aannemelijk geworden dat de werkgever passende coronamaatregelen had genomen. Bovendien had de werkgever gemotiveerd uiteengezet dat het – met name in deze economische spannende tijd – nodig was dat de werknemers op de werkplek aanwezig waren.

Het overheidsadvies om zoveel mogelijk thuis te werken gaat daarom naar oordeel van deze kantonrechter niet zo ver dat een werknemer daaruit een "recht op thuis werken" kan putten.

Kortom:  de werknemer kan thuiswerken dus niet als zodanig afdwingen, maar hij of zij kan wel een verzoek daartoe indienen. Een afwijzing van een dergelijk verzoek zal de werkgever moeten motiveren, bijvoorbeeld omdat het vanwege de aard van de werkzaamheden niet mogelijk of wenselijk is, of omdat op kantoor voldoende maatregelen worden genomen.

Voor een afwijzing van een verzoek om thuiswerken geldt niet dat de werkgever zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen moet aantonen, zoals dat bij een verzoek om aanpassing van de arbeidsduur of de werktijd wel is vereist (artikel 2 lid 5 Wfw). Mogelijk komt hierin verandering.

Tweede Kamerleden Van Weyenberg (D66) en Smeulders (GroenLinks) hebben recentelijk het initiatiefwetsvoorstel "Werken waar je wil" ingediend voor internetconsultatie. Dit voorstel beoogt de Wfw zodanig te wijzigen, dat de werkgever bij weigering van een voorstel om thuis te werken ook zal moeten aantonen dat zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen zich daartegen verzetten.

Zorgplicht werkgever bij thuiswerkende werknemer

Als een werknemer na goedkeuring van de werkgever vanuit huis gaat werken, dan is het van belang dat deze werknemer zijn of haar werk op een veilige manier vanuit huis kan verrichten.

Het Nederlandse arbeidsrecht kent een zorgplicht van de werkgever. Dit houdt in dat een werkgever ervoor moet zorgen dat werknemers zowel op kantoor als thuis veilig en gezond kunnen werken. Dit vloeit onder meer voort uit de Arbeidsomstandighedenwet. Bij thuiswerken ligt de drempel in het kader van deze zorgplicht voor de werkgever over het algemeen iets lager. Verplichtingen ten aanzien van bijvoorbeeld brandgevaar en vluchtwegen en de grootte van de werkruimte zijn bijvoorbeeld omstandigheden waar de werkgever in redelijkheid geen invloed op kan hebben als een werknemer thuiswerkt. Hier hoeft de werkgever in dat geval dan ook niet aan te voldoen.

Van belang is met name dat een werkgever de werknemers voldoende actief instrueert hoe zij veilig en gezond hun werk kunnen doen. Wanneer een werknemer een onvoldoende ingerichte thuiswerkplek heeft, dan moet in overleg worden vastgesteld wat deze werknemer nodig heeft om eventuele klachten te voorkomen.

In een arbobeleid kan een werkgever vastleggen welke risico's de arbeid voor werknemers met zich brengt en welke risicobeperkende maatregelen men wordt verwacht te nemen. Gelet op deze maatregelen kan in een arbobeleid onder meer het volgende worden opgenomen:

• Neem regelmatig een korte pauze;
• Beweeg voldoende bij hoofdzakelijk zittend werk;
• Stel stoel en tafelhoogte zodanig in dat de schouders een ontspannen houding aannemen en de benen een hoek van 90 graden vormen.

Een werkgever met een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging zal in dit kader met hen overleg moeten voeren over de uitvoering van een dergelijk arbobeleid.

Hiernaast kan een werkgever middelen ter beschikking stellen om een zo ergonomisch mogelijke werkplek te realiseren, bijvoorbeeld:

• Een los toetsenbord en een muis voor bij een laptop;
• Een laptophouder;
• Een tweede beeldscherm;
• Een headset.

Soms is het als werkgever lastig in te schatten wat de specifieke gevaren zijn bij het (thuis)werk. In dat geval is het verstandig om advies in te winnen bij bijvoorbeeld een arbodeskundige.

Reiskosten

Een ander dilemma dat bij thuiswerken kan ontstaan, is de vraag of reiskosten moeten en kunnen worden doorbetaald. Een werknemer die vanuit huis werkt, maakt immers geen reiskosten.

Reiskostenvergoeding is een vorm van onbelast loon. Als deze vergoeding wordt uitbetaald, maar de werknemer maakt geen reiskosten, dan wordt dit gezien als een verkapte beloning waarover geen belasting wordt afgedragen. In dat geval krijgt de werkgever doorgaans een naheffingsaanslag opgelegd en mogelijk zelfs een boete. Het is daarom van belang om een reiskostenregeling aan te passen zodra er iets in de situatie van de werknemer verandert, waardoor hij of zij minder dagen naar kantoor reist. In principe mag een vaste reiskostenvergoeding bij veranderde omstandigheden slechts voor zes weken onveranderd worden doorbetaald.

Vanwege de coronacrisis heeft het Ministerie van Financiën bij wijze van uitzondering bepaald dat de reiskostenvergoeding van werknemers die vóór 13 maart 2020 al een vaste reiskostenvergoeding ontvingen, ook na die zes weken onbelast mag worden doorbetaald. Dit geldt ongeacht of de betreffende werknemer (meer) vanuit huis is gaan werken en dus feitelijk minder reiskosten maakt. Vanaf 1 april 2021 vervalt deze uitzonderingsregeling en geldt de oude regeling. Vaste reiskostenvergoedingen mogen dan niet meer oneindig belastingvrij worden doorbetaald.

Let wel op, het bovenstaande geldt alleen als sprake is van een vaste, maandelijkse reiskostenvergoeding. Heeft een werknemer recht op een variabele reiskostenvergoeding, dan kan dit alleen worden uitbetaald als de werknemer de kilometers ook daadwerkelijk maakt. Maakt een werknemer in dat geval geen reiskosten, dan kan hij die immers ook niet declareren.

Aanbevelingen

Als werkgever zijn er verschillende aspecten om rekening mee te houden als een werknemer vanuit huis werkt. Wat kan een werkgever het beste doen?

• Communiceer met de werknemers, maak de wederzijdse behoeftes kenbaar en zet op papier wat het beleid omtrent thuiswerken is;
• Indien thuiswerken onwenselijk is, motiveer dit dan zo goed mogelijk;
• Geef duidelijke instructies omtrent veilig en gezond thuiswerken (thuiswerkreglement en arbobeleid) en herhaal deze instructies geregeld;
• Faciliteer eventuele middelen om de thuiswerkplek zoveel mogelijk arboproof te maken;
• Controleer voor zover mogelijk of bij de betreffende werknemer sprake is van een veilige en gezonde thuiswerkplek.