Een onoplettende werknemer ontvangt een overeenkomst op het algemene e-mailadres van onderneming A, met het verzoek van onderneming B om deze overeenkomst te tekenen. De bestuurder van onderneming A is op dat moment op vakantie en de werknemer wil hem niet lastigvallen. Bovendien kan de werknemer zich herinneren dat hij de bestuurder wel eens heeft gehoord over de betreffende overeenkomst. Nietsvermoedend plaatst de werknemer zijn handtekening onder de overeenkomst en retourneert deze aan de afzender.

Als de bestuurder een week later terugkeert van zijn vakantie, blijkt dat er in het geheel geen sprake was van onderhandelingen met onderneming B, laat staan een overeenkomst. De bestuurder verwacht dat het wel los zal lopen. Onderneming B kan immers in het Handelsregister zelf ook zien dat de betreffende werknemer niet tekeningsbevoegd is. Onderneming B ziet dit echter anders. Zij heeft immers via het algemene e-mailadres contact gehad met onderneming A en ze beschikt over een getekende overeenkomst. De vraag rijst dan welke partij gelijk heeft, oftewel: is er een rechtsgeldige overeenkomst tot stand gekomen?

Rechtsgeldige overeenkomst

De basis van een rechtsgeldige overeenkomst is het aanbod en de aanvaarding daarvan (artikel 6:217 BW). Alle partijen bij een overeenkomst moeten de wil hebben om tot het sluiten van de overeenkomst over te gaan en deze wil moeten zij ook als zodanig hebben geuit.

Een overeenkomst kan in principe mondeling tot stand komen. Een schriftelijk document is daarom niet vereist. Voor het bewijs van het bestaan van een overeenkomst is het niettemin aan te raden om de gemaakte afspraken zwart op wit te zetten. Bovendien is het van belang dat uit het document blijkt dat de bevoegde personen namens een onderneming hebben besloten. Met betrekking tot dit laatste speelt de ondertekening van een document een grote rol.

Artikel 156 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering (Rv) kwalificeert een ondertekend document expliciet als "bestemd om tot bewijs te dienen" en zelfs als dwingend bewijs tussen de partijen bij de overeenkomst (artikel 157 lid 2 Rv). Dwingend bewijs wil zeggen dat de rechter verplicht is om de inhoud van het document als waar aan te nemen. Een ondertekend document maakt het daarom een stuk makkelijker om de rechter van het bestaan van de overeenkomst te overtuigen.

Soms is dat overtuigen lastig, bijvoorbeeld als de wederpartij de echtheid van de handtekening betwist of stelt dat de persoon die namens een onderneming heeft ondertekend daartoe niet bevoegd was.

Vertegenwoordigingsbevoegd / tekenbevoegd

Voor de besloten vennootschap is de omschrijving van vertegenwoordigingsbevoegdheid vastgelegd in artikel 2:240 Burgerlijk Wetboek (BW). Dit artikel bepaalt dat in principe het gehele bestuur van een vennootschap bevoegd is de onderneming te vertegenwoordigen. Deze bevoegdheid komt toe aan iedere bestuurder, tenzij de statuten anders bepalen. De statuten kunnen bijvoorbeeld bepalen dat slechts enkele bestuurders vertegenwoordigingsbevoegd zijn, dat een bestuurder uitsluitend gezamenlijk met andere bestuurders bevoegd is of dat een bestuurder enkel rechtshandelingen tot een bepaald bedrag mag verrichten.

Voor de naamloze vennootschap is hetzelfde vastgelegd in artikel 2:130 BW, voor de vereniging in artikel 2:45 BW en voor de stichting in artikel 2:292 BW. Bij een eenmanszaak geldt – zoals eigenlijk als vanzelfsprekend voortvloeit uit de aard van de rechtsvorm – dat de eigenaar vertegenwoordigingsbevoegd is.

De vertegenwoordigingsbevoegden van een onderneming vindt men terug in het uittreksel uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en in de eventuele statuten van de onderneming.

Als een persoon bevoegd is om een onderneming te vertegenwoordigen, al dan niet gezamenlijk met anderen, dan is hij of zij ook bevoegd namens deze onderneming zijn handtekening onder een overeenkomst te plaatsen.

Volmacht

Naast de eigenaren, vennoten of bestuurders kunnen ook andere personen bevoegd zijn tot ondertekening, bijvoorbeeld omdat zij een volmacht hebben. Een volmacht kan een uitkomst bieden als een bestuurder bijvoorbeeld voor langere tijd afwezig is.

De wet kent twee soorten volmachten:
a. algemene volmacht (artikel 3:62 lid 1 BW); en
b. bijzondere volmacht (artikel 3:62 lid 2 BW).

De algemene volmacht geeft de gevolmachtigde bevoegdheid om alle rechtshandelingen namens de volmachtgever te verrichten. Bij een bijzondere volmacht wordt de volmacht uitsluitend verleend voor het verrichten van een specifieke rechtshandeling, bijvoorbeeld het kopen van een bedrijfsauto.

Als iemand beschikt over een algemene volmacht of een bijzondere volmacht die strekt tot de rechtshandeling waar de overeenkomst op ziet, dan kan een gevolmachtigde dus (mede) bevoegd zijn om te tekenen.

Gevolmachtigden staan over het algemeen ook vermeld in het uittreksel van het Handelsregister van de Kamer van Koophandel van de onderneming.

Schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid

In principe mag men vertrouwen op de informatie van de onderneming die blijkt uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Ondernemingen zijn zelf verantwoordelijk om deze gegevens actueel te houden.

Als blijkt dat een onbevoegd persoon namens een onderneming heeft getekend, dan betekent dit in beginsel dat geen geldige overeenkomst tot stand is gekomen, althans dat deze onderneming hieraan niet is gebonden. Dit kan anders zijn, als de persoon die tekende de schijn heeft gewekt dat hij of zij wel vertegenwoordigingsbevoegd was.

Een en ander is vastgelegd in artikel 3:61 lid 2 BW. Daarin wordt bepaald:

"Is een rechtshandeling in naam van een ander verricht, dan kan tegen de wederpartij, indien zij op grond van een verklaring of gedraging van die ander heeft aangenomen en onder de gegeven omstandigheden redelijkerwijze mocht aannemen dat een toereikende volmacht was verleend, op de onjuistheid van deze veronderstelling geen beroep worden gedaan."

Oftewel: als de wederpartij vanwege een verklaring of gedraging van de vertegenwoordigde er in redelijkheid op mocht vertrouwen dat aan de persoon die heeft getekend een geldige volmacht was verleend, dan kan men zich niet beroepen op het ontbreken van deze volmacht.

De schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid kan worden gewekt door een verklaring of door actief gedrag door de vertegenwoordigde, maar ook door het laten voortbestaan van een bepaalde situatie. Van dit laatste kan bijvoorbeeld sprake zijn als de vertegenwoordigingsbevoegde niet onmiddellijk na het ontvangen van een overeenkomst of opdrachtbevestiging meldt dat hij zich niet gebonden acht.

Of men gerechtvaardigd mocht vertrouwen op de vertegenwoordigingsbevoegdheid, hangt af van de omstandigheden van het geval. Daarbij kan rekening worden gehouden met onder meer:

a. de aard van partijen;
b. de inhoud van de door de onbevoegde persoon verrichte rechtshandeling;
c. de functie die de onbevoegde persoon bekleedt binnen de organisatie;
d. de kennis die men heeft of behoort te hebben van de wil van de wederpartij om de 
    rechtshandeling te verrichten; en/of
e. de frequentie waarin partijen zaken met elkaar doen.

Het enkele feit dat een onbevoegd persoon de onderneming heeft vertegenwoordigd is onvoldoende. Men mag niet uitsluitend afgaan op verklaringen of gedragingen van de onbevoegde persoon zelf. Er zullen dus aanvullende omstandigheden moeten worden aangevoerd die de schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid onderbouwen. In dat kader kan worden gedacht aan onjuiste gegevens in het Handelsregister, een verklaring van de vertegenwoordigingsbevoegde dat men de overeenkomst wil aangaan of het feit dat de onderneming daadwerkelijk uitvoering geeft aan de overeenkomst.

Het is uiteindelijk aan de partij die heeft vertrouwd op de vertegenwoordigingsbevoegdheid, om aan te tonen dat zij er redelijkerwijs op mocht vertrouwen dat de namens de onderneming handelende persoon daartoe bevoegd was.

Conclusie en tips

De hoofdregel is dat uitsluitend de vertegenwoordigingsbevoegde personen namens een onderneming een overeenkomst kunnen aangaan. De handtekening van deze personen moet hierom in principe onder de overeenkomst worden geplaatst. Vertegenwoordigingsbevoegd kunnen zowel de bestuurders of eigenaren van een onderneming zijn, als eventuele gevolmachtigden.

Als een overeenkomst door een vertegenwoordigingsonbevoegde wordt getekend, dan is het aan de wederpartij om aan te tonen dat zij er in redelijkheid vanuit mocht gaan dat deze persoon bevoegd was om namens de onderneming te tekenen.

Wil onderneming B uit de inleiding nakoming van de overeenkomst vorderen, dan zal zij dus moeten aantonen dat zij er gerechtvaardigd op mocht vertrouwen dat de tekenende werknemer daartoe bevoegd was. Omdat in de geschetste casus weinig aanvullende omstandigheden zijn, naast het enkele handelen van de onbevoegde werknemer zelf, zal dit een lastige opgave voor onderneming B worden.

Om de bovenstaande discussie te vermijden, wil ik u tot slot de volgende tips meegeven:

• controleer altijd de identiteit en de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de persoon die namens de wederpartij tekent in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en/of de statuten van de onderneming;

• ga na hoe ver de bevoegdheid strekt van de persoon die namens de wederpartij tekent, denk daarbij aan zelfstandige versus gezamenlijke bevoegdheid of bijvoorbeeld een maximale hoogte van het bedrag waarvoor deze persoon rechtshandelingen mag verrichten;

• vraag om een bewijs van volmacht als een persoon als gevolmachtigde tekent, informeer hierover bij voorkeur bij de vertegenwoordigingsbevoegde(n) van de onderneming.