Stel, u wilt een overeenkomst opzeggen en dit moet binnen een bepaalde termijn. Dan is het van belang dat deze opzegging de wederpartij op
tijd bereikt. De vraag of en wanneer een mededeling een geadresseerde heeft bereikt was tot voor kort omstreden. De Hoge Raad heeft zich onlangs uitdrukkelijk uitgesproken¹ over “de ontvangsttheorie” en daarbij - zij het terloops - gesproken over het bereiken van een geadresseerde
per e-mail.

In de wet staat het volgende met betrekking tot de ontvangsttheorie:„‟Een tot een bepaalde persoon gerichte verklaring, moet om haar werking te hebben, die persoon hebben bereikt.„’

Eerder spitste de discussie zich toe op de vraag of “bereiken” moest worden uitgelegd als “ontvangen” of als “gelezen”. Doorgaans werd “bereiken” objectief beoordeeld, wat inhoudt dat de mededeling in de omgeving van de wederpartij moet aankomen zodat dat deze er kennis van kan nemen. De Hoge Raad heeft nu bevestigd dat als uitgangspunt geldt dat de schriftelijke verklaring de geadresseerde heeft “bereikt” als zij door hem is ontvangen.

De Hoge Raad² spreekt over een “aannemelijk adres” dat mag worden gebruikt om bijvoorbeeld de opzegging van een overeenkomst naar toe te sturen. Zij erkent hier het belang van de verzender om mededelingen te kunnen sturen zonder ingewikkelde onderzoeken te moeten verrichten naar het te gebruiken adres. Daarnaast kan de wederpartij zich niet verschuilen om te verhinderen dat mededelingen effect hebben. Een partij mag er vanuit gaan dat een recent gebruikt adres nog steeds gebruikt kan worden.

De Hoge Raad spreekt ook over een e-mailadres  als “aannemelijk adres” wat impliceert dat de ontvangsttheorie ook voor e-mail geldt. Men kan dus gebruik maken van een recent door de ontvanger gebruikt e-mailadres om bepaalde verklaringen (zoals opzeggingen, aanzeggingen etc.) te doen.

Let wel op dat in sommige overeenkomsten of wettelijke bepalingen bepaalde vormvoorschriften voor rechtsgeldige mededelingen zijn voorgeschreven. Dat betekent dus dat niet alle mededelingen per e-mail kunnen worden gedaan. Als een opzegging per aangetekend schrijven wordt verlangd is het verstandig ook daadwerkelijk een aangetekende brief te sturen. Komt men in tijdnood dan kan een koerier worden gebruikt waarbij de ontvanger wordt gevraagd voor ontvangst te tekenen. Men doet er verstandig aan in die situatie ook een scan van de mededeling per e-mail aan het laatst gebruikte e-mailadres van de ontvanger te sturen en die wijze van verzending ook in de mededeling te vermelden.

Het is voor de praktijk van grote waarde dat de Hoge Raad zich duidelijk heeft uitgelaten over de ontvangsttheorie en het bereiken van geadresseerden per e-mail. Menig discussie kan nu (eindelijk) worden gesloten.

Gepubliceerd in 2013.